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Notice of Destruction of Student Temporary Record

Notice of Destruction of Student Temporary Record

May 5, 2021

Dear Parents:

Please be advised that at the completion of 8th grade (June 2016), copies of all records maintained on your student (his/her “permanent record” * and “temporary record” **) were sent to Glenbard North High School.

School District 93 kept copies of all records sent to the High School, as follows

  • School District 93 retains student permanent records for not less than 60 years after the student transfers, graduates, or otherwise withdraws from District 93. Each student’s permanent record will be destroyed by the District immediately after the end of the not less than 60-year period, in late June 2076 (typically between June 15 and June 30).
  • School District 93 retains student temporary records for not less than 5 years after the student transfers, graduates, or otherwise withdraws from District 93. Each student’s temporary record will be destroyed by the District immediately after the end of the not less than 5-year period (typically in June).
  • The student or guardian (if student has not reached legal age) may request copies of student’s permanent and temporary records anytime before the destruction of these records. There is no fee for obtaining these records prior to their destruction.

This notice is intended to confirm that your child’s temporary record will be destroyed on or after June 18, 2021. At any time prior to the destruction of the records, parents/guardians have the right to request a copy of the records and/or the information contained therein.

If you would like to obtain your child’s student records, prior to destruction, please contact the Records Custodian, Debbie Mock, at 630/539-3158. Records must be picked up at the District office and identification will be required to release the records.

DUE TO CDC GUIDELINES, YOU MUST WEAR A MASK WHEN ENTERING THE DISTRICT OFFICE AND MAINTAIN SOCIAL DISTANCING.

Sincerely,

Dr. Crysta A Morrissey
Assistant Superintendent for Student Services
Community Consolidated School District 93


* The “student permanent record” consists of basic identifying information (including the student’s name and address, birth date and place, and gender, class rank, graduation date, grade level achieved, and Student Information System identifier), attendance records, accident reports and health records, and a record of release of permanent record information. The student permanent record may also consist of honors and awards received, and information concerning participation in school-sponsored activities or athletics, or offices held in school-sponsored organizations.

** The “student temporary record” consists of all information not required to be in the student permanent record and includes a record of release of temporary record information, scores received on State assessment tests, home language survey form, information regarding serious infractions, information provided under Section 8.6 of the Abused and Neglected Child Reporting Act, and biometric information (if any). The student temporary record may also consist of family background information, intelligence test scores, aptitude test scores, reports of psychological evaluations, achievement level test results, participation in extracurricular activities (including any offices held in school-sponsored clubs or organizations), honors and awards received, teacher anecdotal records, other disciplinary information, special education files, any verified reports or information from non-educational persons or organizations, and other verified information of clear relevance to the education of the student.

Notice_of_Destruction_of_Student_Temporary_Record_2021


 

Aviso de destrucción del expediente temporal del estudiante

5 de Mayo de 2021

Estimados padres:

Tenga en cuenta que al final de  grado (junio de 2016), copias de todos los registros mantenidos en su estudiante (su / su “registro permanente” * y “registro temporal” **) fueron enviados a Glenbard North High School.

El Distrito Escolar 93 guardó copias de todos los registros enviados a la escuela secundaria, de la siguiente manera

  • El Distrito Escolar 93 retiene los registros permanentes de los estudiantes durante no menos de 60 años después de que el estudiante se transfiera, se gradúe o se retire del Distrito 93. El registro permanente de cada estudiante será destruido por el Distrito inmediatamente después del final del período de no menos de 60 años. , a finales de junio de 2076 (normalmente entre el 15 y el 30 de junio).
  • El Distrito Escolar 93 retiene los registros temporales de los estudiantes durante no menos de 5 años después de que el estudiante se transfiere, se gradúa o se retira del Distrito 93. El registro temporal de cada estudiante será destruido por el Distrito inmediatamente después del final del período de no menos de 5 años. (normalmente en junio).
  • El estudiante o tutor (si el estudiante no ha cumplido la edad legal) puede solicitar copias de los registros permanentes y temporales del estudiante en cualquier momento antes de la destrucción de estos registros. No se cobra ninguna tarifa por obtener estos registros antes de su destrucción.

El objetivo de este aviso es confirmar que el registro temporal de su hijo será destruido a partir del 18 de junio de 2021 . En cualquier momento antes de la destrucción de los registros, los padres / tutores tienen el derecho de solicitar una copia de los registros y / o la información contenida en ellos.

Si desea obtener los registros estudiantiles de su hijo, antes de la destrucción, comuníquese con la conservadora de registros, Debbie Mock, al 630 / 539-3158. Los registros deben recogerse en la oficina del distrito y se requerirá identificación para divulgar los registros.

DEBIDO A LAS DIRECTRICES DE LOS CDC, DEBE USAR UNA MÁSCARA AL ENTRAR A LA OFICINA DEL DISTRITO Y MANTENER LA DISTANCIA SOCIAL.

Atentamente,

Dr. Crysta A Morrissey
Asistente del Superintendente de Servicios Estudiantiles
Distrito Escolar Comunitario Consolidado 93


* El "registro permanente del estudiante" consta de información de identificación básica (incluido el nombre y la dirección del estudiante, la fecha y lugar de nacimiento, y el sexo, el rango de clase, la fecha de graduación, el grado alcanzado y el identificador del Sistema de información del estudiante), registros de asistencia, informes de accidentes y registros de salud, y un registro de divulgación de información de registro permanente. El registro permanente del estudiante también puede consistir en honores y premios recibidos, e información relacionada con la participación en actividades o atletismo patrocinados por la escuela, o cargos en organizaciones patrocinadas por la escuela.

** El "registro temporal del estudiante" consiste en toda la información que no se requiere que esté en el registro permanente del estudiante e incluye un registro de divulgación de información del registro temporal, puntajes recibidos en las pruebas de evaluación del estado, formulario de encuesta del idioma del hogar, información sobre infracciones graves proporcionada bajo la Sección 8.6 de la Ley de Denuncias de Niños Abusos y Descuidados, e información biométrica (si corresponde). El registro temporal del estudiante también puede consistir en información de antecedentes familiares, puntajes de pruebas de inteligencia, puntajes de pruebas de aptitud, informes de evaluaciones psicológicas, resultados de pruebas de nivel de logro, participación en actividades extracurriculares (incluidas las oficinas que se llevan a cabo en clubes u organizaciones patrocinados por la escuela), honores y premios recibidos, registros anecdóticos de maestros, otra información disciplinaria, archivos de educación especial, cualquier informe o información verificada de personas u organizaciones no educativas, y otra información verificada de clara relevancia para la educación del estudiante.